So nutzen Vereine, Kommunen und Gemeinden Civi-Cal
Sechs typische Häuser, sechs Setups — vom öffentlichen Saalkalender bis zur gruppenbasierten Hallenbelegung. Jedes davon lässt sich in wenigen Minuten nachbauen.
Saalmiete und eigenes Programm in einem Kalender
Das Kulturhaus zeigt sein eigenes Veranstaltungsprogramm öffentlich und nimmt zugleich Saalmiet-Anfragen von Bürgern und Vereinen entgegen. Eigene Veranstaltungen erscheinen sofort, Mietanfragen landen als „Ausstehend“ in der Freigabe und werden erst nach Prüfung sichtbar.
- Öffentliches Programm und private Vermietungen im selben Kalender, klar unterschieden.
- Saalmiete als Self-Service-Anfrage mit Freigabe-Workflow und E-Mail-Bestätigung.
- Auf- und Abbauzeiten werden eingerechnet — keine Überschneidung am Veranstaltungstag.
Hallenbelegung mit gruppenbasierter Buchungserlaubnis
Die Turnhalle steht nur eingetragenen Vereinen offen. Jeder Verein ist eine Gruppe mit fester wöchentlicher Trainingszeit; die Halle steht auf „Nur Gruppen“. So sieht die Öffentlichkeit den Belegungsplan, buchen dürfen aber nur berechtigte Gruppen. Wiederkehrende Termine legen den Plan fürs ganze Halbjahr an.
- Zugriffsstufe „Nur Gruppen“ — jede Gruppe bucht ausschließlich ihre eigenen Zeiten.
- Wiederkehrende Termine bilden den festen Trainingsplan automatisch ab.
- Öffentlicher Belegungsplan zum Nachschauen, Buchung bleibt den Vereinen vorbehalten.
Öffentlich buchbare Räume — Trauungstermine nur zum Ansehen
Das Rathaus gibt Besprechungs- und Bürgerräume zur öffentlichen Buchung frei. Die Trauungsstätte dagegen ist reine Information: Bürger sehen die freigegebenen Trautermine, gebucht wird ausschließlich über das Standesamt. Beides lebt im selben Kalender — mit unterschiedlichen Zugriffsstufen je Raum.
- Bürgersaal und Sitzungsräume öffentlich buchbar, mit Freigabe durch die Verwaltung.
- Trauungsstätte auf „Intern“: freie Termine bleiben sichtbar, buchen kann nur das Standesamt.
- Pro Raum getrennt steuerbar — öffentlich, intern oder nur zum Ansehen.
Gemeinderäume zwischen festen Gruppen und offenen Festen
Chor, Konfirmanden und Krabbelgruppe haben feste wöchentliche Zeiten als Gruppen; zu Festen und Basaren öffnet sich der Gemeindesaal als öffentliche Veranstaltung. Das Gemeindebüro behält in der Agenda alles im Blick und gibt Sonderwünsche frei.
- Feste Gruppenzeiten (Chor, Konfirmanden) als wiederkehrende Termine.
- Gemeindefeste als öffentliche Veranstaltung im selben Kalender.
- Agenda-Ansicht fürs Gemeindebüro, mit Freigabe für Sonderbuchungen.
Viele Liegenschaften, ein System — Rechte je Haus
Eine Kommune verwaltet Bürgerhaus, Jugendzentrum und Vereinsheim über mehrere Standorte. Jeder Hausmeister verwaltet nur sein Gebäude, die Stadt sieht alles. Rechte vererben sich vom Standort über das Gebäude bis zum einzelnen Raum — die Struktur wird einmal angelegt.
- Standort, Gebäude, Raum als saubere Hierarchie.
- Geskopte Verwaltungsrechte: jeder Hausmeister nur für sein Gebäude.
- Konfliktfrei über alle Ebenen — ganze Gebäude auf einmal buchbar.
Proberäume konfliktfrei — inklusive Auf- und Abbau
Kursleiter buchen Proberäume selbst, aber nur als eingeladene Gruppe. Vor und nach jeder Probe rechnet Civi-Cal die Auf- und Abbauzeit ein, sodass zwei Buchungen sich nie ins Gehege kommen — die Überschneidung wird technisch verhindert, nicht bloß angezeigt.
- Auf- und Abbau-Puffer je Probe — die Folgebuchung rückt automatisch nach.
- Kursleiter als Gruppe „Nur auf Einladung“ — Self-Service ohne offene Tür.
- Doppelbuchung ist technisch ausgeschlossen, nicht nur eine Warnung.
Ihr Haus ist nicht dabei?
Civi-Cal passt sich an — öffentlicher Kalender, Self-Service-Anfragen, Freigabe und Zugriffsrechte je Raum. In Minuten startklar.